Kada planirate svoje aktivnosti, uzmite u obzir vrijeme pripreme. Čak i najjednostavnija konferencija za pet do deset ljudi zahtijeva jasnu organizaciju i vrijeme. Pored toga, odjelu će biti mnogo lakše raditi s preliminarnim planom.
Instrukcije
Korak 1
Odmah napišite akcioni plan za godinu. To će omogućiti, prvo, izračunavanje približnog budžeta. Drugo, raspored rada između zaposlenih. Treće, ako planirate privući sponzore, odmah ćete im poslati potpunu listu kako bi mogli odabrati promociju po svom ukusu.
Korak 2
Podijelite svoj plan aktivnosti po mjesecima. Prvo upišite u godišnji, trajni. Zatim nove koje do sada nisu održavane. Bolje napraviti tablicu u Excelu. To će vam omogućiti uređivanje plana kako se dodaju nove promocije.
Korak 3
U tablici napravite sedam stupaca i onoliko redaka koliko ima zakazanih događaja. Prva kolona je sekvencijalni broj. Označite to jednostavno Ne. Drugi je naziv događaja. Treći je datum događaja. Četvrti je opis. Peti je budžet. Šesto je ime i prezime menadžera odgovornog za organizaciju. Sedma su note. Ovdje ćete napisati sve korisne informacije koje niste pokrivali u prethodnim ćelijama.
Korak 4
Četvrti stupac "Opis" zahtijeva dešifriranje. Tamo stavite okvirni plan događaja. Koliko će gostiju biti pozvano. To će biti švedski stol ili banket. Navedite mjesto održavanja (sala za konferencije, restoran, predvorje hotela). Zapišite koje kompanije se mogu privući kao sponzori. Koja je svrha događaja. Moram li unaprijed naručiti suvenire i pozivnice. Sve ovo pomoći će organizaciji događaja i njegovom odobrenju od strane menadžmenta.
