Bilo koji ozbiljan događaj zahtijeva barem minimalno planiranje. Da biste organizirali dječju zabavu, večer sastanka diplomaca ili prijateljsku zabavu, trebate potrošiti vrijeme na planiranje proračuna, odabir i pripremu prostora, razmišljanje o igrama i natjecanjima. Što pažljivije planirate, događaj će biti učinkovitiji i nezaboravniji.
Instrukcije
Korak 1
Postavite sebi jasne i sažete ciljeve. Morate zamisliti za koga i zašto se događaj održava. Prvi blok ciljeva odnosi se na ono što želite postići. To je u velikoj mjeri određeno općim smjerom događaja. Takođe razmislite o ciljevima koji se odnose na učesnike: šta će oni morati učiniti, koje će zadatke morati obaviti itd. Besmislen sastanak može se pretvoriti u sivu i dosadnu zabavu.
Korak 2
Formirajte tim koji će preuzeti odgovornost za organizaciju događaja. Podijelite funkcije među organizatorima. Neko će biti odgovoran za odabir prostora i njegov dizajn. Drugi će morati nabaviti potreban materijal, namirnice i ostalu dodatnu opremu. Ako planirate prijateljsku zabavu, vjerojatno će vam trebati au pair.
Korak 3
Razmislite o formi događaja i strogo se pridržavajte prihvaćenog formata. To može biti kućni poslovni seminar, korporativna zabava, sastanak školskih kolega, novogodišnja ili dječja zabava. Svaki obrazac zahtijeva zasebnu pripremu i dobro promišljen sastav učesnika. Posjetitelji događaja trebaju biti svjesni šta ih očekuje na sastanku. Učesnike ne treba zavaravati.
Korak 4
Napravite procjenu troškova. Uključite na listu troškove iznajmljivanja prostora, kupovine pribora, hrane i plaćanja usluga trećih strana. Razmotrite izvor finansiranja događaja. U najjednostavnijem slučaju, rješenje može biti kapitalno financiranje svakog učesnika. Prodaja ulaznica ili organizacija lutrije pomoći će vam da se vratite ozbiljnijem sastanku.
Korak 5
Razviti program događaja. Navedite korake za organizatore, izlagače i učesnike. Dobro promišljena skripta spasit će vas od neugodnih pauza, spajanja i ostalih nesporazuma.
Korak 6
Pripremite pozivnice za učesnike. U ovoj fazi trebali biste tačno znati datum, vrijeme i mjesto događaja. Za svečane događaje potreban je pismeni poziv unaprijed. Za manje značajne događaje možda će biti dovoljno nazvati goste sa liste. Preporučljivo je to učiniti nekoliko dana prije događaja, kako bi svi imali vremena za promjene u svojim profesionalnim i ličnim planovima.
